como organizar la oficina judicial

[diez picazo]

Hola!Voy a tomar posesión en un juzgado de primera instancia de nueva creación. Agradecería mucho consejos sobre cómo organizar la oficina, pues voy un poco perdido en este tema. Podrías explicarme qué modelo seguir? Muchas gracias!

[Carlos Valiña]

Hola.

Como el juzgado es de nueva creacion no hay excesiva prisa en acertar con la mejor formula pues al principio hay poco trabajo.

Por otra parte es probable que vengan interinos, de manera que luego en pocos meses vengan los titulares, lo que te permitira durante esos meses iniciales adoptar un partido y luego otro.

De hecho normalmente tendras que cambiar de sistema con el tiempo, pues al principio tendras mucho tramite y poca ejecucion y posterioremente la cosa se equilibrara o incluso mandara la ejecucion.

Mi consejo es que hagas asignaciones numericas, para saber rapidamente quien lleva un asunto, que asignes a las ejecutorias los mismos numeros asignados al funcionario que llevo el tramite, que si tienes dos gestores hagas dos bloques, y que procures que todos lleven de todo tramite y ejecucion pues a la larga es preferible.

Observa tambien con disimulo a los Funcionarios podria haber alguno manifiestamente incompetente, y como la primera distribucion es provisional igual te tiene cuenta asignarle algo mas asequible.

Esto por lo que hace a lo que no me preguntabas. Por lo que hace a lo que imagino si preguntabas, te dire, que ley en mano lo suyo es hacer dos equipos (pares e impares) donde los gestores organizan a su equipo y llevan la responsabilidad del negociado con los otros de ayudantes suyos.

Sin embargo a muchos gestores tal idea no les seduce, y en consecuencia es algo para hablar antes con ellos.

Mi sistema fue con los interinos aprovechar al que tenia experiencia en un cometido manteniendole el mismo porque era provisiona.

Con los titulares igualar a los gestores entre si y a los tramitadors entre si, darles a los gestores un poco menos de carga de trabajo, pero que sea la de mas responsabilidad, y estres derivado de causas que no son del caso comentar aqui.

Si consigues que cada funcionario piense que el otro esta mejor pero no este seguro y ofertado cambiarse de puesto, ninguno quiere, es que has acertado.

Es todo un arte y nunca se esta seguro del todo de acertar porque para eso hay que haber estado primero en infanteria tramitando y muchos secretarios como yo no lo han estado o lo han hecho de modo puramente testimonial.

No olvides tambien que puede haber alguna circusntancia especial minusvalido, loco, fuera de serie, etc, que pudieran aconsejar algo menos programado y mas apegado al terreno y que es importante conocer la opinion de los Funcionarios, pero que jamas deberas recabarla en bloque o terminarias hablando con una masa amorfa cuya opinion no corresponde con ninguno de los presentes, sino uno a uno tranquilamente en su despacho.

Si tienes algun veterano decente, fia en el, sabe muchas cosas, ha visto muchas cosas y su consejo puede ser muy bueno.

Consulta el caso con el Juez tambien, salvo que sea cretino, sobre todo si ya tiene sus años, pues aunque ellos organizaban los juzgados para privilegiar el tramite en detrimento de la ejecucion tienen experiencia de esto. Eso si, antes de hacerlo ojo porque si es un creido lo podria tomar como una debilidad.

Habla tambien con tus compañeros de jurisdiccion a ver como lo tienen ellos, igual te pasan algo de informacion util, como que tienes a alguien que vale por tres, o alguien que deberia ser expulsado sin remedio.

La informacion es poder y te evitara errores y los errores aqui se pagan. Si por tu culpa se producen fricciones entre los Funcionarios, copa rota copa irrecuperable.

Las chicas pueden aparentar que todo es una balsa de seda y no serlo no te fies de las apariencias.

La mejor forma de evitar fricciones es evitar las "zonas de herencia" o sea, cuando unos Funcionarios pasan asuntos a otros, que si viene mal que si no.... por eso tambien es mejor que lleven los asuntos de principio a final.

Bueno habria mucho mas que contar despues de 20 años de observaciones y decenas de plantillas con las que he tenido el honor y en algun caso muy concreto la desgracia de servir. Supongo que todo el mundo tiene derecho a cometer sus errores como yo cometi los mios.

Se me olvidaba, si alguien se pone a reglamento respetalo, esta en su derecho y maniobra con el resto. El reglamento es bastante estupido si puedes mantener los "roles" tradicionales, mejor.

Saludos y espero te sirva.

[diez picazo]

Muchísimas gracias por tu respuesta Carlos, por supuesto que me sirve!Te acabo de mandar un mensaje privado.
Se admiten mas opiniones!

[unomas]

He pasado por eso, y no te creas que es un chollo inaugurar en juzgado, sobre todo si te mandan asuntos de otros órganos. Mi consejo es que elabores un protocolo especificando las cosas básicas de funcionamiento del juzgado. Puedes hacer otro protocolo de tramitación coordinándote con el Juez. Elaborados los protocolos se los entregas a los funcionarios y diligencias el acto. Conforme vayas observando que debes modificar o perfeccionar algo, actualizas el protocolo y se lo entregas a los funcionarios.
Te sorprenderás si no lo haces que tus "órdenes" son interpretadas de manera errónea, las modificarán a su antojo etc. Muchas veces sin contar con nadie cambian ellos mismos (sin maldad) el modus operandi y ni te enteras. De esta manera queda constancia del deber ser y no podrán alegar ignorancia.
Esto de los protocolos parece una tontería pero es práctico, me lo inspiró una ponencia del CEJ impartida por Antonio Dorado, en la cual una información cuando iba de boca en boca, quedaba al final de la cadena tergiversada.
En la confección de los protocolos puedes consultar con caracter previo a los funcionarios para de alguna manera, consensuar las directrices básicas de funcionamiento.
En el protocolo debes fijar la distribución del trabajo y adicionar al mismo los distintos funcionarios que se hacen cargo de los procedimientos.
Asimismo es muy útil que cada procedimiento tenga una ficha y se consigne el tramitador o tramitadores que han intervenido en el mismo, así como relación sucinta de trámites realizados y pendientes.
Lo primordial es que en la medida de lo posible lleves el control de la oficina, sabiendo en cada momento como se tramitan los procedimientos, pues al cabo de los años te encuentras con sorpresas, falta de registros, resoluciones sin notificar etc y después no sabes quien debería haber cumplimentado lo minutado.
Y por último dependiendo la clase de Juzgado, mira la estadística del CGPJ y tu aplicación judicial, para ver que datos necesitas que los funcionarios vayan punteando para la elaboración de la estadística, pues al cabo de unos meses se convierte todo en un caos.
Sobre libros del juzgado tienes que ver si tu aplicación es buena y recoge los datos que requiere el CGPJ y son útiles a la estadística.
ÁNIMO SEGURO QUE CONSIGUES CONTROLAR LA SITUACIÓN, PERO ALGÚN CAMBIO LEGISLATIVO O INSTRUCCIÓN TE FASTIDIARÁ EL INVENTO Y DEBERÁS IMPROVISAR PARA EXTRAER NUEVOS DATOS DE INTERVINIENTES O LO QUE SE LES OCURRA.
UN SALUDO

[Invitado]

Este hilo me recuerda, inevitablemente, las situaciones que he vivido en la escuela del CEJ que acabo de terminar, como parte de los aprobados de promoción interna (del tema de las borracheras y los compañeros casados babosos que de madrugada le tiraban los trastos a las compañeras, mejor no hablo). Uno de los compañeros sostenía que en el Juzgado en el que estaba hace años la situación era problemática, y había entregado protocolos e instrucciones con acuse de recibo, diligenciando el acto como tu dices. No sabes cómo se pusieron la mayoría de los compañeros y compañeras. Que si se le ha subido a la cabeza el aprobar. Que si así no se hacen las cosas. Que si hay que tener mano izquierda y mano derecha. Que si resulta humillante que te hagan firmar la entrega de un protocolo. Me quedaba ojiplático, la verdad. Yo también he entregado protocolos, el último de ellos de más de 15 folios y comprensivo de aspectos absolutamente básicos como la manera en que un escrito se une físicamente al expediente. Era preciso porque tenía personal que, sencillamente, no tenían ni idea del trabajo en un Juzgado, aunque llevaban meses. Y me pareció lógico que se documentara la entrega. Yo fui gestor, bueno oficial para entendernos. Me dieron protocolos y firmé su entrega. Y me pareció no bien, me pareció COJONUDO. No hay como tener instrucciones y criterios claros, y si es en negro sobre blanco mejor que mejor. Os cuento algo: pasé 15 años en un Juzgado, de oficial. Como es lógico, quedamos para comer periódicamente los que éramos de toda la vida, 6 funcionarios. Hemos visto pasar a todo tipo de jueces y secretarios. Pero todos, todos, estamos de acuerdo en que la "época dorada" coincidió con la presencia en el Juzgado de un juez y un secretario que eran muy serios, muy poco cercanos, y a veces (por qué no decirlo) algo toscos en el trato. No hacían bromas, las tardes en la guardia no eran un cachondeo cuando estaban ellos, etc... Con otros muchos hemos vivido épocas mucho más divertidas. Pero con aquellos dos, el trabajo era increible: sabíamos exactamente lo que querían de nosotros, lo que se esperaba de nuestro trabajo. Cuando hacías algo, ya sabías que era lo que tenías que hacer y si no lo sabías, ellos te lo decían rápido. Y cuando ha habido algún problema (que los ha habido, dónde no) hemos agradecido enormemente la aplicación severa del régimen disciplinario a los compañeros, si ello era preciso. Los SJ que iban con la mano izquierda, la mano izquierda, al final sólo conseguían que algunos se tocaran las narices en perjuicio del resto de la oficina. Así que el otro día, cuando en la clase los compañeros se rasgaban las vestiduras con el compañero que defendía la necesidad de instaurar protocolos diligenciando la entraga, yo me rasgaba las mías (disimuladamente, pues uno no quiere el día de mañana encontrarse fichado por un coordinador que te recuerda con odio de la escuela) y pensaba que muchos de los que allí estaban, generarían ambientes de trabajo ambiguos y sin referentes. Así que ánimo, a la oficina le va muy bien (si es como tiene que ser) que le den instrucciones precisas. Al principio tendrás que currártelo, pero luego pisarás sobre seguro, que no es poco. Por cierto que quien nos daba la clase también estaba por la entrega de protocolos con acuse de recibo, por suerte. Saludos.

[PipelineR]

Estoy de acuerdo en todo lo dicho por el anterior interviniente aunque considero innecesario el acuse de recibo pues, en base a la fe pública que ostenta el Secretario Judicial, bastaría con una diligencia de constancia, pues andar recolectando firmas puede encender el barril de pólvora más de lo necesario. No está de más en órdenes concretas a un funcionario que sabes que va a incumplir, y necesario en la puesta en conocimiento del MJ o CCAA a efectos disciplinarios.

En caso de problemas lo más que podría pasar es que el funcionario diga que no se lo dieron y el SJ, titular de la fe pública diga que sí. ¿Cuál es el sentido o fundamento del acuse de recibo? ¿en qué norma se exige? Esto es muy interesante.

[Top Secre]

Pipeline, si te sirve mi experiencia y empezando por decir que soy partidaria de los protocolos, aunque no tanto del acuse de recibo te diré que yo también puse en marcha un protocolo en un Juzgado de nueva creación. Por supuesto no se hizo el primer día ni el primer mes...hubo que hablar mucho con funcionarios, con el juez, con otros juzgados, hasta con mi secre coordinadora hasta que aquello tomó forma ( incluso un apartado del protocolo estaba dedicado a normas de sustituciones en casos de ausencia, permisos, vacaciones y licencias).
Como fue algo muy dialogado, consensuado y negociado, no hizo falta ni acuse de recibo ni diligencia de constancia pero si te diré que precisamente por eso su cumplimiento era en su mayoría 2 voluntario" a excepción de algunas materias en las que no hubo acuerdo y hubo que decir de forma suave y respaldada por el Juez " he estado dándole muchas vueltas y al final esto será así porque creo que es lo mejor para el funcionamiento del servicio del que además, yo soy la responsable"
en una ocasión una funcionaria intentó saltarse el protocolo, dividir a la plantilla y aleccionarla en contra del protocolo...pero para entonces ya era tarde...eso ya estaba establecido, tenía fuerza moral de obligar porque todos habíamos participado y lo que intentaba la funcionaria ya no tenía razón de ser. Así se le explicó y ella sólo se retrató porque el único objetivo del cambio que pretendía era su propio interés, no el del juzgado. Y ella sóla se retrató.
tómate tu tiempo, habla mucho con todos los implicados, haz muchos borradores, intenta adecuar el buen funcionamiento del juzgado con las preferencias, cualificación, y experiencia de cada uno ( y las preferencias en último lugar), lee entre líneas de lo que te dicen todos intentando averiguar intereses "ocultos" e intenta el consenso, porque ahí está la fuerza de obligar. Personalmente intentar el acuse de recibo me parece muy fuerte ( aunque sería lo mas efectivo) y no lo considero necesario salvo en casos de "disidentes". Y lo de la diligencia también estaria bien, aunque no me acaba de convencer porque es un poco como el tío de la Habana, no tienes nada sólido para imponerlo...así que la calve estaría en la buena fe y el espiritu de colaboración de todos.

[Invitado]

Mirad yo, con todos mis respetos a los que opinen lo contrario, no soy nada partidaria de los protocolos. Tengo muchos años a mis espaldas en ésto y cuanto haya menos por escrito mejor. Los juzgados son muy cambiantes y pueden variar todo de un dia para otro y encima tratándose de un juzgado nuevo mucho mas. Mi consejo es que te vayas adaptando a la circunstancias según los funcionarios que tengas cada momento y ni que decir tiene de la señoría que te toque en suerte que eso puede ser capítulo aparte. Ah, y ten siempre en cuenta que lo que es válido para un juzgado puede ser totalmente contraproducente para otro.

[PipelineR]

Pues invitado 857, me da que a partir de mayo todo va camino de homogeneizarse y protocolizarse, casi lo único bueno de todas estas reformas, para que cada Juez no vaya por libre y para que el funcionario disidente del que habla TOP SECRE no intente llevarse al huerto al Juez, saltando al SJ. Yo casi diría que la piedra angular de la reforma está en los SJ de Gobierno y Coordinadores, para evitar precisamente lo que lleva pasando hace tiempo que no es otra cosa que anarquía derivada de esas injerencias. Ellos y las CCAA/MJ con competencias en materia de personal.

Evidentemente, las órdenes pueden ser orales, pero de todo dejad diligencia de constancia, para que nadie pueda decir que no estás ahí intentándolo, lo que tiene una gran transcendencia frente a los superiores jerárquicos y el CGPJ. No se trata de acusar recibo de todo pero sí dejar constancia de todo. También tenéis que tener en cuenta que lo que hoy dejéis constancia será de gran ayuda para vuestros sucesores en el cargo llegado el momento de partir.

[Invitado]

Por sí te sirve te cuento que a mi los protocolos me han salvado el cuello o al menos la honra profesional hace escasas dos semanas. En un partido con cuatro juzgados y millones de escritos pendientes sólo yo me he dedicado desde hace meses a entregar protocolos con acuse de recibo. La sala de gobierno ha reprobado a los otros tres secretarios y ha alabado mi trabajo. Y me consta que los otros decían de palabra lo mismo que yo decía por escrito pero es que de lo suyo no ha quedado nada de nada. Ha parecido injustamente que sólo yo me preocupaba por que las cosas funcionaran. Y lo del acuse de recibo desde mi perspectiva no es para que quede constancia de nada sino para incrementar la eficacia de la comunicación: las personas nos sentimos mas concernidas y vinculadas sí sabemos que en algún sitio hay un papel que acredita que se nos dijo que hiciéramos tal cosa de tal manera. En este país se estila mucho eso de "a mi que me lo digan por escrito" asi que no se trata tanto de que quede claro que se entregó como de generar en el destinatario una superior sensación de oficialidad.

[diez picazo]

Primero de todo,muchisimas gracias a todos por vuestras respuestas!Pues sí, parece buena idea lo de elaborar un protocolo de actuación, pero mas adelante, cuando conozca mas al personal. De entre los que sois partidarios del protocolo (TOPSECRE, invitado, piperineR, unomas...),si no es mucha molestia, podríais enviarme alguno de los que habeis hecho?Me sería de tremenda utilidad tenerlo de referencia!!Os lo agradecería infinitamente!Os dejo una dirección de correo:
yasmin.dezcallar@gmail.com
Gracias de nuevo, está genial este foro!Felices fiestas a todos!

[soymetalico]

Hola a todos, estoy planteandome elaborar un Protocolo de actuacion en mi Juzgado,ya que los funcionarios son nuevos y no dominan los procedimientos.Además, con la entrada en vigor en mayo de la reforma procesal, puede ser un lio para ellos tener que dominar dos leyes. Por eso, quiero elaborar un Protocolo de actuación con la ley vigente y luego modificarlo con las reformas procesales. Si alguien me pudiese enviar un borrador de su protocolo de actuacion se lo agradecería enormemente,especialmente si se refiere a civil. Mi correo es el siguiente: ignacio_ss@hotmail.com

Muchas gracias y Feliz 2010 para todos!.

[SOYBOMBERO]

Los protocolos de actuación estan relacionados principalmente para actuaciones gubernativas, se elaboran según el ROSJ por los Secretarios Coordinadores Provinciales y son aprobados por los Secretarios de gobierno.
Esto no impide que en orden a la organización del trabajo en la oficina judicial el secretario judicial pueda hacer unas normas que se llamen protocolos de actuación.

yo aconsejo mejor que te compres unos formularios en bibliotecas especializadas y no pierdas el tiempo de protocolos de actuación.
En fin cada uno hace lo que mejor le parece...pero no confundir formularios con protocolos de actuación. Los formularios van recogiendo paso a paso lo que establece la ley procesal y los protocolos de actuación se refieren a cuestiones gubernativas o de organización o aquellas cuestiones en que la ley procesal no establece nada al respecto.

[soymetalico]

Muchas gracias por tu opinión. Mirare lo de los formularios, es muy buena idea. De todas formas, se llame protocolo de actuacion o normas que fija el secretario, yo me refería a algo similar al Protocolo del Secretario de la Seccion 2ª de la Audiencia Provincial de Málaga, Fermin Javier Villarrubia Martos, pero referido a civil.

[secretodesumario]

Me gustaría saber, si a la hora de confeccionar un protocolo, en él se han de tener en cuenta, las funciones que reglamentariamente les vienen encomendadas a cada uno de los diferentes cuerpos que forman la Oficina Judicial, o si por el contrario, para nada se atienden a ellas, organizando el trabajo por bloques numéricos o a cualquier otro tipo de organización, aun cuando ésta contravenga las funciones referidas.

Podría ser comprometido, dar por escrito un protocolo, que no tenga en cuenta las distintas funciones que les correspondan a cada funcionario, atendiendo a las reglamentariamente establecidas.

[secre90]

el protocolo debe ser secundum legem y no contra legem, por lo tanto debe recoger las funciones que legalmente le corresponden a cada funcionario, de lo contrario te expones a que te recurran cualquier decisión, en vía gubernativa, basada en ese protocolo.

[Carlos Valiña]

Yo pienso que podria hacerse un Protocolo que describiera solo los pasos que hay que dar, sin referirse para nada a quien los ha de dar que es una cuestion de organizacion interna que entiendo no debe figurar en el protocolo, entre otras razones porque esta sujeta a cambios continuos y un protocolo debe tener una vocacion de permancencia y morir solo a manos del Parlamento y sus interminables reformas y contrareformas procesales.

Si miras en este foro arriba del todo, donde pone guia abreviada para la tramitacion de violencia domestica, veras una suerte de protocolo para los Secretarios pero que en los Juzgados donde registran los Funcionarios puede ser usado igualmente por estos.

En la faceta organizativa, los principios son los expuestos, organizar las cosas de la manera que sea mejor para el servicio y que todos los Funcionarios esten mas satisfechos.

Si alguno se pone a reglamento, respetarlo y no afearle en ningun momento la conducta, asignarle su competncia y repartir con arreglo a los anteriores principios el resto.

Si todos estan a reglamento idem de lienzo y si se hunde pedir traslado pues volaran la cabeza del Secretario.

Es absurdo poner por escrito cualquier indicacion contraria al reparto de Funciones que hace la LOPJ, como es absurdo ordenarla de palabra, en realidad no podemos ordenar nada, solo distribuir el trabajo y si no alguien no lo hace dar parte, y buscar a otro.

Saludos y espero te sirva.

Carlos.