Estructura del expediente judicial

[Informático]

Buenos días,

Soy un informático que está dando soporte a una sede judicial. Hemos desarrollado un pequeño programa para clasificar los expedientes digitalizados, y hemos planteado una estructura como la siguiente:

1. Expediente
a. Pieza A
i. Tomo 1
- Documento 1
- Documento 2
- Documento 3
ii. Tomo 2
- Documento 4
- Documento 5
ii. Tomo 3
- Documento 6
b. Pieza B
i. Tomo 1
- Documento 7

Después de que Secretarios Judiciales y Magistrados lleven una temporada trabajando así, los fiscales nos han dicho que la estructura es incorrecta, que la Pieza no contiene Tomos sino que es al revés, y son los Tomos los que contienen Piezas... Para mi esto no tiene mucho sentido, y como no encuentro legislación que indiqué cómo debe estructurarse el Expediente Judicial, no sé muy bien por dónde seguir.

¿Podéis orientarme?

Un saludo y gracias por adelantado

[ELY]

en mi modesta opinión los fiscales tienen razón, los tomos son de los expedientes y estos contendrán o no piezas. solo si las piezas fueran excesivamente grandes se podrían dividir en tomos.
la división natural de los expedientes es en tomos, las piezas son anexos al expediente que precisamente se tramitan en pieza separada.

sería:

1.-expediente
1.1 expediente propio tomo I
1.1.1 documento uno
1.1.2 documento dos
1.1.3 documento tres
1.2 expediente propio tomo II
1.2.1 documento cuatro
1.2.2 documento cinco
1.2.3.....
1.3 expediente propio tomo III
.....
1.4 Pieza A
1.4.1 tomo I de la pieza a
1.4.1.1 documento uno de la pieza a
1.4.1.2 documento dos de la pieza a
1.4.2 tomo II de la pieza a

1.5 Pieza B.....
1.6 Pieza c
1.7 expediente propio tomo IV

.........

[Informático]

Ok, muchas gracias por la respuesta.

[Magistrado Granollers]

Naturalmente eso sólo tiene sentido en un expediente digitalizado, que existía físicamente antes.

En todo caso, y mostrándome de acuerdo con lo que ha dicho Ely, aquí dejo lo que yo entiendo:

Los Tomos son, como su nombre indica, los distintos volúmenes separados que configuran el total. En una enciclopedia, digamos que el libro físico de la A, el de la B, etc. Su razón de ser es que un libro no puede ir haciéndose infinitamente mas grueso sin ser al final imposible abrirlo y crujir por el lomo. En definitiva, obedecen a una razón de limitación física.

Las piezas son unidades separadas con un contenido propio diferenciado del resto por algo. Por ejemplo, una pieza de documentos contiene los aportados por una parte, los incautados en una investigación, etc.

Los Ramos (Que no has mencionado hasta ahora) son típicamente para las pruebas y se llaman así si no recuerdo mal porque comprendían cosidos dentro grupos de documentos (En ramo o racimo).

Piezas y Ramos obedecen por lo tanto a una razón muy diferente que ya no es física, sino de lógica y órden. Por eso no necesariamente tienen un tomo propio y separado, aunque es lo mas recomendable. A veces se incluyen en el principal y se dividen cuando toca abrir un nuevo tomo (Por ejemplo se va actuando, se abre una pieza al ir acabando el Tomo II y como se extiende mucho se sigue y acaba en el Tomo III, a partir de lo que siguen las restantes actuaciones). Lo que ocurre es que, como dice Ely, si una pieza separada es muy vouminosa tocará dividirla en tomos para manejarla mejor (Por la limitación física que obliga a abrir tomos)

En suma, en el expediente digital puro el tomo ya no tiene sentido, porque no hay limitación física. Sí lo volvería a tener si hay que grabarlo en CDs y es excesivamente grande por alguna razón (P.ej. incluye archivos de vídeo) en cuyo caso cada nuevo CD sería un "Tomo" nuevo. Seguro que, como informático, este ejemplo es el que mejor te ilustra la idea

Saludos

[ELY]

totalmente conforme Magistrado, además lo has explicado perfecto, cosa que a mi no me salia.

Este tipo de cosas parece que no pero tienen mucha importancia, pero si, ya en nuestro futuro próximo,evitaremos como actualmente sufrimos aplicaciones procesales o de registro informático que han sido diseñados por informaticos totalmente prescindiendo de concepto jurídicos o simple experiencia en un juzgado.

Veremos el próximo expediente digital....

[Carlos Valiña]

Hola Informático:

Interesante tu planteamiento. Lógicamente es vergonzoso que esto no este centralizado y tengas que ir preguntando a los dentro, igual que me preguntaron a mi en 1991 dos arquitectos del ministrio en que planta tenian que poner cada cosa y que cosa habia que poner.

Brillantes sin duda las intervenciones anteriores, pero por mi parte te añadire, que no te preocupes por equivocarte, no habra ningun expediente digital.

Saludos y espero que tengas suerte y guste tu proyecto final cualquier otra duda estoy seguro de que haremos cuanto podamos.

Carlos