Hace unos días un compañero me preguntó si había tomado alguna medida en relación con la protección de datos en el Juzgado. La verdad es que no tenía mucha idea sobre cómo se aplica la ley de protección de datos, si es que se aplica y además me he encontrado con un artículo de Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales que establece que el Secretario del Juzgado es el responsable de los "ficheros automatizados".
Artículo 91.
De los ficheros automatizados de los órganos judiciales unipersonales será responsable el Secretario del Juzgado. De los ficheros dependientes de Tribunales será responsable el Secretario judicial que se indique en el acuerdo de creación o modificación.
Me han surgido muchas dudas:
¿Podemos considerar los datos de las aplicaciones informáticas como ficheros automatizados?
¿Qué tipo de responsabilidad tiene el Secretario en materia de protección de datos en el juzgado?
¿Habéis adoptado alguna medida en vuestro juzgado?
Este tema también se planteo con la "basura judicial"; el papel de desecho en que aparecen datos personales y según la Agencia de Protección de Datos, el responsable es el órgano judicial; la cuestión es que el Ministerio de Justicia y la Agencia de Protección de Datos deberían sentarse a tratar este tema y perfilar la aplicación al ámbito de la Administración de Justicia de la Ley de Protección de Datos: los mas perjudicados por esta situación de falta de definición somos los Secretarios Judiciales... que la Agencia de Protección de Datos entienda lo que es la Administración de Justicia, en la que intervienen numerosos operadores jurídicos.
Lo del Reglamento del Consejo General del Poder Judicial es otro gol que nos metieron a los Secretarios Judiciales pero para parar estos goles esta el Ministerio de Justicia...
La responsabilidad del Secretario Judicial, lógicamente, está sujeta a sus posibilidades de protección. Si alguien se filtrara informáticamente en Minerva o Lexnet y cazara datos, la responsabilidad recaería en los encargados de dotar de una seguridad eficaz el sistema informático. Si, como ocurrió en mi partido judicial, un funcionario un buen dia tira un listado de procedimientos que afectan a una sujeta y se la da a un abogado que tenía un pleito contra ella de familia, la cosa sería más discutible. En Catalunya han puesto cajas metálicas herméticas para que una empresa se encargue de la destrucción de la basura judicial.
Lo que si debes velar es por el acceso a la documentación, si esta es sensible. En procedimientos de social, o sobre accidentes, es frecuente pedir de hospitales "el historial clínico", sin embargo hay que corregir esa petición y limitar la petición a lo que tenga relación con el pleito, no vaya a ser que quede en autos que era toxicómana o VIH positiva la afectada y entonces si que la has pifiado. Yo, personalmente, cuando mandan este tipo de información, la reviso folio a folio y no uno a los autos lo que no tiene relación con el pleito, extendiendo una diligencia que así lo hace constar.
En todo caso lo que no se nos puede olvidar es que tanto la LOPJ como el Reglamento de Aspectos Accesorios dan a las partes el máximo acceso a la documentación judicial, incluso a obtener copias (que deben dar los gestores sin siquiera conocimiento del Secretario Judicial si son parte), y respecto de los terceros con interés legítimo, el poder de acceso es bastante amplio. Quiero decir que no nos vayamos ahora a acojonar y cercenar los derechos de partes y terceros con interés legítimo.